دارسة الفجوة لتطبيق السجلات الطبية الالكترونية

الكثير من مدراء المستشفيات سواء في القطاع العام أو القطاع الخاص يرغبون في تطبيق نظام السجلات الطبية الالكتروني( الملف الطبي الالكتروني)، فيكون الإجراء الأولى لهم هو البحث عن شركة أو نشر إعلان في الصحف والمجلات عن نظام للسجلات الطبية الالكترونية، وهذا ينتج عنه لاحقا أخطاء وعثرات فادحة وكثيرة جدا، حيث أن المرحلة الأولى الهامة لمثل هذه التطبيقات هي ما يعرف "بتقييم الفجوة" حيث تهدف هذه المرحلة لتحديد ما أن كانت المؤسسة الطبية جاهزة لتركيب النظام الطبي أو تحتاج للرفع من المستوى قبل المباشرة في تركيب النظام، وهنا نطرح مجموعة من التساؤلات الهامة كما يلي:
1- لماذا يجب علينا تطبيق السجلات الطبية الالكترونية؟
2- هل يمكن أن نقدم خدمة افضل لمرضانا من خلال استخدام الملف الطبي الالكتروني؟
3- ما الدور الذي يمكن أن يقوم به الملف الطبي الالكتروني في استقرارية العمل والرفع من جودته؟
4- إن كنت صاحب قطاع خاص فإن الرهان مستقبلا أو على المدى القريب لن يكون بمستوى الأطباء وخبراتهم فقط بل بمستوى الخدمة ككل وهو ما يخلق تنافسية عالية.
5- هل لديك من البنية البشرية والمعلوماتية ما يسمح لي بتطبيق السجل الطبي الالكتروني؟
6- ما هي حجم الاستعدادات المالية التي يتطلبها السجل الطبي الالكتروني؟
7- هل هنالك مراحل انتقالية يجب المرور بها قبل اعتماد السجل الطبي الالكتروني بشكل كامل؟
نرى أنه من الأهمية بمكان أن نطرح على أنفسنا هذه الأسئلة، ولا يقل أهمية بمكان أن نشير إلى أن تبنى المدير العام بوعي لأهمية السجلات الطبية الالكتروني، له دور بالغ الاهمية.
التقييم يأخذ أشكال مختلفة ولكن يتفق في مجموعة من  الأطر ضمن الاسئلة الاتية:
1- ما هو مستوى التنظيم وضبط مختلف العمليات الإدارية ونسبة توثيقها؟
2- هل سير العمل الطبي مفهوم وموثق من قبل جميع الأطباء والموظفين بالمستشفى؟
3- هل لديك قسم تقنية معلومات؟ و كيف تقيم مستوى أداءه؟
4- هل هنالك مؤسسات أو شركات مهتمة بنظم إدارة المعلومات الطبية يمكن أن تساعدك إن رغبت فيه؟
أن إلمامك بهذه المعطيات يساعد كثيرا في تقييم الوضع الراهن والذي ينعكس بصورة مباشرة على تطبيق السجل الطبي الالكتروني.
الرؤية المستقبلية
أن امتلاك الرؤية المستقبلية والتصور الواضح لما يمكن أن يضيفه استخدام السجل الطبي الالكتروني يساعد بشكل كبير وهام في تنفيذه وحسن تطبيقه بشكل جيد، لذا نقترح أن تفكر في الاتي:
- ما الاختلاف والفائدة المباشرة التي سوف يقدمها للمريض؟ وكيف يمكن أن يشعر به ؟
- ما الذي سوف يضيفه تطبيق السجل الطبي الالكتروني للمستشفى أو المصحة بصفة عامة؟
- ما الاختلاف الذي سوف يشعر به الموظفين عند تطبيق السجل الطبي الالكتروني؟
وضع الأهداف
يجب وضع أهداف واضحة ومباشرة ويمكن تطبيقها على المدى القصير (المرحلي) وعلى المدى المنظور، مما يجعل تطبيق نظام إدارة السجلات الطبية الالكترونية سهلا وسلسلا في التطبيق، ونوصي بمحاولة التفكير في التساؤلات الاتية:
1- ما هي الأقسام التي تحتاج إلى تطبيق السجل الطبي بها أولا؟
2- ما هو عدد الموظفين والملاك الطبي المستهدف في المرحلة الحالية؟
3- ما هي الأقسام التالية التي سوف تطبق بها السجل الطبي الالكتروني؟
4- كيف أقيس العائد المباشر أو الغير المباشر من تطبيق السجل الطبي الالكتروني على المريض وعلى الطبيب والموظف؟
5- ما هو الوقت الذي احتاجه في هذه المرحلة وفي المرحلة القادمة لتطبيق السجل الطبي الإلكتروني؟
6- لمن سوف أوكل هذا التطبيق كفريق قيادة لتطبيق السجل الطبي الالكتروني؟
فتحقيق هذه الأهداف بشكل كلي أو جزئي يقدم حافزا هاما للموظفين في الاستمرار.

ينقسم نظام الشافي لإدارة الصيدليات إلى مجموعة من الانظمة الفرعية:
- الشافي لإدارة الصيدليات الإصدار 1.12.4M5a.0 ويمكن للصيدلاني والموظف العمل عليها و لكلا منهم حساب خاص به في الصيدليات التي يعمل بها صيدلاني وموظف عادي.
- الشافي لادارة الصيدليات الإصدار 1.12.4M5b.0 وهنا يمكن لموظف فقط العمل عليها دون الحاجة لصيدلاني للعمل عليها.
الشافي لإدارة الصيدليات الإصدار 1.12.4M5c.0 وهي نفس الإصدار الأول مع اضافة وهي قسم الموارد البشرية كاملا في النظام.

فترة الترقية بعد الإصدار الحالي من 6 أشهر إلى سنة ونصف.
رقم الإصدار:1.4.1
يسعدنا تلقى مقترحاتك إذا كنت من مستخدمي النظام.

يمكن من خلال نظام الشافي لإدارة الصيدليات إن تقوم بإدارة كاملة للصيدلة سواء كانت الصيدلية مستقلة أو كانت ضمن نظام متكامل( مصحات – عيادات مستشفيات) ويقدم الشافي حلا متكامل لإدارة الصيدلية من خلال الآتي:
قائمة مكتبة المواد:
حيث يتم من خلالها إدخال جميع المواد التي يتم التعامل بها داخل حيث يتم تقسيمها على اساس مجموعات واصناف أساسية يتم إدخالها من خلال الإعدادات العامة التي يوفرها النظام، كما يمكن للنظام إصدار أرقام أو باركود للمواد لتسهيل العمل بها والبحث عنها بمعاملات البحث المختلفة، ايضا من الإعدادات الهامة التي يجب مراعاتها إدخال البلد المنشا للمادة والشركة المصنعة وتاريخ الصلاحية للمادة وتحديد المدة الزمنية لبيع قبل انتهاء تاريخ الصلاحية، وتحديد ما إذا كانت مادة طبية ام لا وهل هي مادة خطرة، كما يوفر النظام خاصية إضافة البدائل للمواد في حالة إذا كانت الجهة صيدلية او مؤسسة طبية.
قائمة الطلبيات:
يتم من خلالها إعداد طلبيات بالمواد التي تحتاجها الجهة سواء اكانت طلبية خارجية من مورد او طلبية داخلية أي يطلبها مخزن فرعي من المخزن الرئيسي للجهة، كما تحتوى على معاملات بحث مختلفة تسهل من العمل وتعرض مجموعة من التقارير عن الطلبيات التي تم صرفها.
كما ان هذا القسم يحتوى على شاشة خاصة بالبحث عن الطلبيات المختلفة في حالة الرغبة بالرجوع إليها والتعديل على إحداها.
قائمة الفواتير:
تعتبر الفواتير من أساسيات عمل المخازن حيث ان النظام يمكنك إما إصدار فواتير المشتريات التي تحتاجها لشراء المواد المختلفة من الموردين الذين تتعامل معهم الجهة سواء بالعملة الاجنبية او المحلية وسواء أكانت المواد تابعة لشحنة قادمة من الخارج وتحميل مصاريف المشتريات عليها إن وجدت، أو إصدار فاتورة مبيعات لعميل بالمواد التي يتم بيعها من داخل الجهة.
كما انه يوفر ميزة التعامل مع العملاء او الموردين بالدفع النقدي أو الآجل مع ضرورة تحديد المخزن الذي يتم التعامل معه لمعرفة الحركة الصحيحة للمواد.
ويمكن تتبع حركة صنف معين سواء أكانت مبيعات أو مشتريات أو حتى مرتجع مبيعات او مشتريات وعرض التقارير الخاصة به، ويحتوى هذا الجزء على معاملات بحث مختلفة ومجموعة تقارير واسعة تسهل من عمل المستخدم.
قائمة السندات:
يتم من خلالها إعداد الواصلات المالية التي تتعامل بها الجهة مع عملائها وزبائنها او حتى مع الموظفين التابعين لها عند تسليمهم عهدة وهذه السندات يمكن ان تكون سندات دفع او قبض أو إشعارات خصم مكتسب وهو يناسب الموردين أو مسموح وهو يناسب العملاء او إشعار إضافة و إشعار مصاريف إضافية فهو يناسب العملاء والموردين على حد سواء، كما يمكن البحث عن السندات المختلفة من خلال شاشة كاملة خاصة بها الجزء.
قائمة المخازن:
هنا يتم تتبع حركة جميع المواد في جميع المخازن وإدخال الأسعار الأساسية للبيع والشراء لهذه المواد ويتم إضافة المواد للمخازن المختلفة والكميات المطلوبة وذلك من خلال شاشة تحويل المواد من مخزن إلى آخر أو إتلاف المواد التي فسدت نتيجة سوء التخزين او انتهت تاريخ صلاحيتها.
كما يتم إصدار أذونات الاستلام والتسليم للمواد التي يتم دخولها او خروجها من المخزن الرئيسي او المخازن الفرعية.
وتحتوى شاشة المخازن على معاملات بحث مختلفة وتعرض مجموعة واسعة من التقارير لقائمة المواد الموجودة بها وأسعارها والمواد المنتهية تاريخ صلاحيتها وتقارير عن العجز والزيادة في المخازن.
قائمة المبيعات اليومية:
تسهل شاشة المبيعات اليومية من عمل المستخدم لأنها تقوم بعرض جميع المواد الموجودة في المكتبة بالبدائل المتوفرة بها، كما تعطى تنبيهات بأن المواد المنتهية الصلاحية لا يمكن بيعها او المواد التي قرب تاريخ انتهاء صلاحيتها، ايضا بالنسبة للمواد الخطرة فهي تعطى تنبيه لها، كما يمكن إجراء أكثر من عملية مبيعات في وقت واحد لاحتوائها على ميزة إيقاف المبيع لبدء عملية جديدة ثم الرجوع إليها مرة اخرى.
كما يمكن ان تكون هناك اكثر من خزينة واحدة على حسب عدد المستخدمين للنظام والورديات التي يعمل عليها المستخدمون، كما توجد ميزة ترحيل الخزينة ومتابعة كل الترحيلات التي جرت في السابق بعرض التقارير الخاصة بها.
قائمة التقارير المالية:
يعتبر تتبع الحركات المالية للعملاء والموردين التي تتم في داخل النظام سواء اكانت مبيعات او مشتريات مهمة جدا وذلك لمعرفة حركة كل زبون ورصيده الدائن او المدين، كما تتيح معرفة حركة ونقدية الخزينة في يوم محدد او خلال فترة معينة وتعرض تقارير مفصلة بكل تلك الحركات.