شروط التعاقد قبل تركيب السجل الطبي الالكتروني

في الكثير من الأحيان، ونظرا لقلة المعرفة ونقص التجربة، فإن التعاقد غالبا ما يتم عندما يأتي مندوب جهة تريد تسويق نظام الطبي الالكتروني، وتكتفي بعرض مرئي عن النظام تشرح فيه خصائصه ومميزاتها وتستعرض تجاربها السابقة، للوهلة الأولى، يبدو الأمر منطقيا وجيدا، ولكن على المدى الطويل أو حتى المتوسط هذا الاجراء يشوبه الكثير من العقبات الفنية، أن لم تقم الشركة بتحليل الفجوة المطلوبة، والكثير الكثير من المشاكل التعاقدية، نظرا لما قد يطرأ من مستجدات متنوعة، تجعل المؤسسة الطبية والشركة المنتجة للسجل الطبي الالكتروني، في مشاكل متعددة. نعتقد من واقع خبرتنا أن مراعاة الاتي قد يوفر الكثير من الجهد، كنقاط أساسية للتعاقد.
الجزء العام
1- يجب أن يتضمن العقد ما يشير الى طريقة إنهاء التعاقد وما يترتب عنه لكلا الطرفين في المراحل المبكرة، وفي المراحل المتقدمة، تجنبا للدخول في متاهات التفسيرات القانونية.
2- من البديهي أن يتضمن العقد أنه لا يجوز نقل أي من المعلومات التي تحصل عليها نتيجة التعاقد مع الطرف الاخر إلا بموافقة خطية من الطرف الاخر.
3- يجب أن يحتوي التعاقد على مختلف التعريفات التي تخص موضوع التعاقد.
4- يجب أن يوضح العقد العقوبات الجزائية أو الأدبية أو المالية نتيجة التقصير وطرق حل الخلاف.
ما يخص جزء النظام( النظام الطبي الالكتروني أو السجل الطبي الالكتروني) أو "السوفتوير"
1- يجب أن يتضمن العقد حقوق الملكية ولمن تعود، ومحتويات الإصدار الحالي أو تشير إليها باعتبارها محل التعاقد.
2- في حالة إنهاء التعاقد يجب توضيح الفرق بين حقوق المحتوى في قاعدة البيانات وحقوق النظام البرمجي كنظام معلومات طبية.
3- يجب أن تلتزم الشركة بتسليم مختلف الوثائق التي تهم آلية العمل، ومخطط التدفق، وآلة شرح النظام، ومختلف المستندات التي تفيد المؤسسة المستفيدة منه لاحقا.
4- يجب توضيح هل التكاليف تشمل الترقيات اللاحقة وأمور الصيانة والمتابعة أم تشمل فقط الإصدار الحالي.
5- يجب الفصل بين مكونات النظام البرمجية وأجزائه وبين المكونات البرمجية والمادية الأخرى الأساسية لعمل السجل الطبي الالكتروني.
6- أن كان العقد أو التعاقد به طرف ثالث، فيجب توضيحه طبيعة مهامه وحقوقه المالية.
7- من الأهمية بمكان أن يتوفر العقد كل ما يضمن سرية بيانات المريض وطرق الحفاظ عليه وحقوق المريض ومختلف البيانات الشخصية والعامة للمؤسسة.
8- يجب أن يحتوي النظام من غير تكلفة إضافية من أي نوع آلية ربط النظام مع غيره من الأنظمة على مستوى المؤسسة وعلى المستوى الوطني.
9- يجب أن يشمل العقد الفترة التجريبية ومكوناتها التدريبية ومدتها، تم يشمل المرحلة الفعلية ومدتها اللازمة وهنا يجب التفريق بشكل جلي بين التركيب والتشغيل.
10- يجب أن يشمل العقد مراعاة الخصوصية المحلية أو الفردية للمؤسسة ويجب توضيحها بشكل دقيق لكي لا يختلف عليها وذكر هل تترتب عليها تكاليف مالية أم لا.
ما يخص الدعم الفني في العقد
1- يجب أن يتضمن العقد الفصل بين الدعم الفني أثناء فترة التجريب والتركيب والدعم الفني بعدها، وهذا جرت العادة أن يكون كعقد منفصل تحدد فيه الالتزامات المالية بشكل مستقل.
2- من الأهمية بمكان أن تحدد طبيعة الدعم الفني، وعدد ساعات التواجد، والتفريق بين الدعم الفني والتطوير البرمجي.
ما يخص واجهة المستخدم
1- في بعض الأحيان يطلب المستفيد من السجل الطبي الالكتروني، بعض التعديلات في واجهة المستخدم، بحيث تكون أقرب إليه من الناحية العملية، أو تكون لديه بعض الافكار التي يهتم بتطبيقها، فإن حصل تغيير في واجهات المستخدم فهده تكلفة إضافية يجب أن تأخذ بعين الاعتبار من الناحية المالية.
2- من الأهمية بمكان أن يتضمن العقد مكونات واجهة المستخدم، وطبيعة مكوناتها، لحل أي خلاق قد ينشأ عن طلبات جديدة.
3- يجب أن يتضمن العقد هل هنالك حاجة لتطويرات بالسجل الطبي الالكتروني، وما هي هذه المكونات وتوقيت تنفيذها، وفي حالة وجود أخطاء برمجية توقيت معالجتها.
التدريب
1- يجب أن يحتوي العقد على تفاصيل التدريب والمواد التدريبية، ومكوناتها وعدد الساعات.
2- يجب أن يوضح العقد طبيعة التعامل أن كانت هنالك حاجة إضافية للتدريب غير التدريب الأولي، وكيفية التعامل معها، بما في ذلك التدريب الناتج عن الترقيات المختلفة.
التطبيق
1- من الأهمية بمكان التفريق بين التركيب والتطبيق، ومن الضرورة أن يشير العقد إلى جزء التطبيق والتفعيل الحقيقي للسجل الطبي الالكتروني، و الكيفية التي سيتم بها والمدة التقريبية له.
2- يجب أن يشير العقد بوضوح إلى المتطلبات التي يجب أن يلتزم بها الطرف المستفيد من السجل الطبي الالكتروني، من أجل إنهاء التطبيق بشكل عملي.
المحاذير العامة ( الضمانات التي يجب أن تقدم)
1- على الشركة المنفذة للنظام أن تقدم الضمانات الأساسية التي توفر خدمة جيدة للمستفيد، وأن توضح هذه الضمانات بشكل جلي ومكتوب.
2- يدخل ضمن الضمانات حقوق الملكية الفكرية، حقوق المحتوى، مسؤولية الشركة المنفذة اتجاه التدريب والدعم الفني.
3- يعتبر العقد أحد أهم بنو التعاقد فيجب على الجهة المستفيدة أن تطلع عليه بعناية فائقة، وأن تدرس مختلف مكوناته.
4- يجب أن يوضح في العقد الأضرار الناتجة عن التعاقد وطرق حل الخلافات، وطرف انهاء التعاقد بشكل جزئي والمراحل التي يمكن فيها الانهاء ولا يمكن فيها الإنهاء.
النقطة المهمة جدا يجب أن يتوفر في السجل الطبي الالكتروني، مختلف التفاصيل الفنية وهي الأساس وجوهر التعاقد، وهنا ننصح بمراسلتنا بمسودة وقائمة بها اختيارات أساسية لتقييم المنتج من الناحية الفنية.
هنالك قائمة معدة سلفا يمكن أن يستفيد منها من يود ذلك فقط راسلنا.

فترة الترقية بعد الإصدار الحالي من 6 أشهر إلى سنة ونصف.
رقم الإصدار:1.23.1
يسعدنا تلقى مقترحاتك إذا كنت من مستخدمي النظام.

يعتبر برنامج الشافي الإصدار الأول1.23.1لإدارة المستشفيات من الأنظمة المتقدمة جدا بهذا المجال من حيث القوة والسهولة والشمولية لجميع أعمال المستشفيات من الألف إلى الياء حيث انه يغطى كل الأعمال التالية:
1. Security And Access Control (نظام السرية والصلاحيات ).
2. Patient Registration And Master Index (نظام تسجيل المرضى).
3. Outpatient Scheduling System (نظام العيادات الخارجية).
4. Medical Records ICD 9 /10/phc (نظام السجلات الطبية).
5. Order Communication System (نظام الأوامر الطبية).
6. Patient Billing (نظام فواتير المرضى).
7. Inpatient Management System(نظام الإيواء) .
8. Accident And Emergency System(نظام الحوادث والطوارئ).
9. Chart Tracking System(نظام متابعة السجلات الطبية).
10. Medical Reports System(نظام التقارير الطبية ).
11. Laboratory Information System(نظام المختبر).
12. Blood Bank Information System(نظام بنك الدم).
13.Radiology Management System (نظام الأشعة ).
14. Pharmacy Management System(نظام الصيدلية ).
15. Inventory & Purchase Ordering System(نظام المستودعات وأوامر الشراء).
16. Human Resources Management System(نظام شؤون الموظفين).
17. Account Receivable (حسابات العملاء).
18. Vendors Accounts(حسابات الموردين).
19. General Accounts (الحسابات العامة).
20. Assets Management (الأصول الثابتة).
21. E-Mail system (الاتصال الإداري).
22. E-Archive(الأرشيف الالكتروني).
23. E-Report(التقارير الالكترونية).
Security And Access Control -1( نظام السرية والصلاحيات):
يحدد هذا النظام حقوق الدخول والنفاذ للمستخدم خشية سوء المعالجة وقد تم تأمين هذا الخيار من قبل النظام لمنع حدوث ذلك , وقد تم تقسيم المهام إلى مجموعات عمل (مشرف عام– أطباء – مخابر– صيدلية – أشعة عمليات – استقبال– مرضى ......الخ.كما توجد مستويات مختلفة للصلاحيات متمثلة في :( إضافة سجل جديد, تعديل البيانات, حذف السجلات, البحث عن السجلات, القدرة على الطباعة) وبالنظر إلى هذه المستويات المختلفة من الصلاحيات يتضح لك مدى تأمين النظام.
Patient Registration And Master Index-2 (نظام تسجيل المرضى) :
يتم هنا إدخال بيانات المريض الأساسية ويجب على الأقل إدخال (الاسم – اسم الأب – العائلة – العمر أو تاريخ الميلاد – الجنسية – الجنس) بالإضافة إلى (الوظيفة –العنوان – عنوان أقرب الأقارب –الأمراض المعدية – نوع المريض (أهالي – أجنبي- مجاني)- الجهة التابع لها المريض (جهة التأمين الطبي) - الطبيب المتابع – الطبيب المباشر. ويمكن إضافة صورة المريض و إدخال معلومات شركة التأمين والمعلومات الحسابية وسياسة التسعير والخصومات كما يمكن إدخال معلومات إضافية عن المريض مثل الملف العائلي ورقم البطاقة الصحية وغيرها.ويعطى هذا النظام رقم خاص لكل مريض ويقوم بتسجيل تاريخ فتح الملف بيانات المرضى مما يوفر الجهد على المستخدم (هذا الرقم لا يتم تكراره للمريض).
Outpatient Scheduling System-3 (نظام العيادات الخارجية):
نظام إدارة العيادات الخارجية والمواعيد يحدد بيانات العاملين بالعيادات ويحدد تخصص كل منهم, و يساعد في إعطاء المواعيد كل حسب التخصص ، وهناك إمكانية لاختيار العمليات التي يقوم الطبيب بإجرائها علي أساس تخصصه وتحديد نسبته , كما يتيح النظام أيضا تنظيم الملفات الطبية وتجهيزها وإرسالها من الأرشيف المركزي للسجلات الطبية إلى العيادات التخصصية. كذلك الزيارات للعيادات التخصصية ، بالإضافة إلى ربطها بالنظام المالي يتم تنسيقها مع برنامج الاستقبال بتحديد مواعيد دوام الأطباء والممرضين والجهاز الإداري ... وتحديد مواعيد الحجز لكل مريض وذلك باليوم والساعة .
Medical Records Icd -4 (نظام السجلات الطبية) :
النظام مصمم حسب المعايير الدولية (ICD 9-ICD10) و مستجدات الأنظمة العالمية في الكود والتصنيف.
يتيح النظام تصميم تذكرة المريضSheet لكل تخصص عن طريق المستخدم دون الحاجة لأي إضافات تقنية . مع إمكانية تحويل المريض إلى أي عيادات أخرى أو إلى المرضى الداخليين أو إلى المختبر أو أي خدمات أخرى بالمستشفى. كذلك تسجيل البيانات الطبية للمريض المتمثلة في :( الإجراءات ,شكاوي المريض ,التاريخ المرضي ,الفحوصات , العمليات ...) .
Order Communication System-5 (نظام الأوامر الطبية) :
وهي الجزئية الخاصة بالطبيب المقيم والذي يقوم من خلالها بتسجيل نتائج فحص المريض الأولية والدورية والتشخيص ... الخ .كما تتيح تسجيل الأوامر والإجراءات المطلوبة للمريض المتمثلة في :
(طبيعة الغذاء,حركة المريض,الأدوية والتحاليل والفحوصات والمعاينات والجرعات والمواعيد والعمليات المطلوبة وموعدها).
6-Patient Billing (نظام فواتير المرضى) :
يقوم هذا البرنامج بإصدار فواتير المرضى المتعاملين مع وحدة العلاج بأجر حيث أن البيانات التي تم إدخالها مسبقا على البرامج الأخرى يتم تجميعها أوتوماتيكي داخل فاتورة المريض أما عن البيانات الأخرى التي لم يتم الانتهاء من البرامج الخاصة بها يتم إدخالها بمعرفة مستخدم البرنامج.
وتعتبر هذه الجزئية إحدى المحاور الرئيسية للنظام من الناحية المالية والتي من خلالها يتم تجميع كل المعاملات التي تمت للمريض الخارجي من كل الأقسام السابق عرضها واستخراج إيصال مجمع أو تفصيلي بالخدمات والتي يقوم المريض على ضوئها بمحاسبة المستشفى.
كما يتم تجميع كل المعاملات التي تمت للمريض الداخلي من كل الأقسام السابق عرضها واستخراج فواتير إجمالية أو تفصيلية والتي يقوم المريض على ضوئها بمحاسبة المستشفى ويتيح النظام إمكانية طباعة الفاتورة الإجمالية للمريض و بها كل الخدمات المقدمة له خلال فترة إقامته و علاجه بالمستشفي .
7- Inpatient Management System (نظام الإيواء):
وهو الجزء الخاص بإدارة قسم المرضى الداخليين بالمستشفى من خلال خريطة بالغرف تشمل أسماء المرضى والتشخيص والطبيب المعالج المتمثلة في تسجيل حالات الدخول والخروج للمرضى وتسجيل حالات الولادة والربط مع نظام الحسابات لتحرير فاتورة الإقامة بالأقسام الداخلية.
8-Accident And Emergency System(نظام الحوادث والطوارئ):
يتمثل في تسجيل البيانات الأساسية وبيانات الوصول وبيانات الخروج للمريض في سجل الطوارئ المؤقت.كذلك ربط نظام الطوارئ مع حسابات المرضى لاستخراج كشف حساب مريض تبعا لرقم سجل الطوارئ المؤقت. وكذلك تقرير عن أرصدة حسابات المرضى بقسم الطوارئ.
9- Chart Tracking System(نظام متابعة السجلات الطبية):
يتيح النظام استخراج كل التقارير الطبية متابعتها و حسب المعاير الدولية و من هذه التقارير:
(تقارير عن المرضى و أمراضهم, الأشعة , العمليات , الأدوية , الفواتير , الإيواء , التحاليل الطبية , شكاوي المرضى ...).
10-Medical Reports System(نظام التقارير الطبية ):
إمكانية طلب أكثر من خدمة لنفس المريض من أي قسم من أقسام المستشفي علي سبيل المثال (العيادات – المختبر – الأشعة – الباثولوجي – العلاج الإشعاعي .......الخ) مع إمكانية تسجيل الطبيب المعالج والتاريخ والوقت عند طلب الخدمة للمرضي بالإضافة إلي إمكانية استعراض زيارات المريض السابقة والخدمات التي طلبت له في كل زيارة.
11-Laboratory Information System(نظام المختبر):
وهو الجزء الخاص بإدارة مختبر التحاليل الطبية بالمستشفى , يتيح التعامل مع سجلات المرضي بشكل مباشر. يتم تلقائياً إرسال التحاليل المطلوبة لكل مريض من العيادات الخارجية أو المرضى الداخليين إلى المختبر وذلك لسهولة وسرعة أجراء أي إجراءات للمريض.
12-Blood Bank Information System(نظام بنك الدم):
حيث يمكن نظام البنك من عمل الإحصائيات والجرد المستودعي وحسب تاريخ الصلاحية للدم ومعرفة المتبرعين السليمين والغير سليمين من الأمراض ومتابعة الاتصال بالمتبرعين ذوي الزمرة النادرة .
13-Radiology Management System(نظام الأشعة ):
تسجيل بيانات الأشعة التي يتم إجراءها وربطها مع سجل المريض في ملف المرضى الرئيسي كما يتم تلقائياً إرسال الفحوصات المطلوبة لكل مريض من العيادات الخارجية أو المرضى الداخليين إلى قسم الأشعة ,يتيح النظام التعامل مع سجلات المرضى بشكل مباشر.
14-Pharmacy Management System(نظام الصيدلية ):
يتمثل في إمكانية إدخال كل المعلومات عن بطاقات الأدوية والحصول على تقارير متعددة (تاريخ الصلاحية –المواد الأكثر حركة – الأقل حركة –الراكدة –التي نزلت عن الحد الأدنى – التي زادت عن الحد الأقصى- الأكثر ربح........الخ).
15-Inventory & Purchase Ordering System(نظام – المستودعات و أوامر الشراء):
يتمثل في مراقبة مخـزون المـواد بشكل متميز من قائمة الحد الأعلى والأدنى و الصلاحية و الراكد
كما يحدد عـدد المستودعات والمحاسبـة، حيث يتم توليـد القيـود وتعديلها آليـاً عنـد إجراء العمليـات المستودعيـة، وباستخـدام طريقـة الجرد المستمر(الدائم) أو الجـرد النهائي( الدوري) .أوالجـرد الأفقي ( حسب المستودعات ) أو الجـرد التجميعي ( حسب الحجم أو رقم الموديـل أو اللـون أو الشركـة المصنعـة أو كود الشركة المصنعة أو الأرقام التسلسلية) .
16-Human Resources (نظام شؤون الموظفين):
يتم من خلال هذه النافذة تحديد المهن داخل المستشفي لكي يتسنى تحديدها للموظفين عند تعريف بطاقات تعريفهم يحتوي برنامج التقنية على نظام مبسط عن شئون الموظفين وهو سهل الاستخدام يحتوي على المعلومات الأساسية عن كل موظف و يضمن إصدار ومتابعة(رواتب الموظفين,المهارات,الدورات,المؤهلات,الترفيعات,المكافئات,المستحقات,الخصومات,التأمينات, الإجازات...) بأقل قدر ممكن من المجهود.
17-Account Receivable (حسابات العملاء):
نظام متكامل لتسجيل العملاء وإنشاء حسابات تلقائية لهم وأرقام غير مكررة كما هو نظام مزود بباحث ذكي عن أي معلومة من معلومات العميل وتفصيلها بكل الأعمال والإجراءات التي قام بها وتحليلها واستخلاص القيمة المالية لها.
18- Suppliers Accounts (حسابات الموردين):
هو نظام بحث متطور يشمل كل معلومات الموردين و توريد اتهم و فواتيرهم و أصنافهم و سندات الصرف لهم و حساباتهم.ومتابعة صرف الدفعات المستحقة لهم من خلال إصدار شيكات لهم من النظام وطباعتها ومتابعتها.
19- General Accounts (الحسابات العامة):
هي العمل حسب معايير المحاسبة الدولية. واستخدام الطرق الحديثة بالمحاسبة المالية و الإدارية المتمثلة في الحسابات (رئيسية، عادية، كلفة، توزيعية، تجميعية)، مما يتيح المرونة في الكاملـة في تصميم دليـل الحسابات بعـدد غـير محدود من المستويات مع إظهار ومعالجـة البنية الهرميـة للدليـل بشكل مرئي مع إمكانيـة تعـديل بنيـة الدليـل حتى بعـد إجراء العمليـات اليوميـة .
20-Assets Management (الأصول الثابتة):
يقوم النظام بنهاية كل فترة و عند الطلب بحساب الاستهلاك لكل أصل ثابت بصورة تلقائية(لكل الأصول أو لأصول محددة) كما يقوم بإصدار القيود المحاسبية اللازمة للتعبير عن الاستهلاك وذلك بأسلوب مرن يسمح للمستخدم بتحديد الحسابات المتـأثرة من كل أصل.
E-Mail System-21 (الاتصال الإداري):
يمكن من خلال هذا النظام توجيه الرسائل العادية و التعميم و الشكاوي و التنبيهات و المكافآت و العقوبات و الدعوة للاجتماعات و إرسال الملفات على اختلاف أنواعها لمستخدم معين أو مستخدمين معينين (مثلا الأطباء) أو لكل المستشفى و يمكن من خلال هذا البريد الالكتروني متابعة البيانات و التأكد من وصولها بشكل مباشر دون تلف أو ضياع أو عدم التبليغ – و من خلال هذا البريد الالكتروني يتم ربط المستشفى إداريا من القمة إلى القاعدة و من القاعدة إلى القمة و بشكل أفقي لتطبيق المركزية بالمراقبة و اللامركزية بالعمل ليتسنى تطبيق الإدارة الفعالة.
E-Archive-22(الأرشيف الالكتروني):
يحتل التوثيق أهمية كبيرة في الإدارة الحديثة حيث تنبع أهميته من مادته إذ أنه يسمح بأرشفة بطاقات المرضى وتحديثها وإرفاقها بالصور الإشعاعية و التحاليل والتقارير الطبية المختلفة وكل أنواع الصور التي يحتمل حفظها في ملف المريض الطبي إضافة إلى الوثائق المالية كصور الإيصالات والفواتير والتعهدات وجميع الوثائق الخاصة بالمريض, بحيث يسهل الوصول لها و البحث ضمنها كذلك حفظ الملفات الهامة و الملفات الشخصية في مكان آمن.
E-Reports-23(التقارير الالكترونية):
يتوفر بالبرنامج جميع التقارير و على شكل نماذج يمكن استدعاءها و التعديل عليها و طلبها حسب القسم و المستخدم و بصلاحيات تحدد مسبقا و يمكن لمدير النظام أن يقوم بتصميم عدد لا متناهي من نماذج التقارير و حسب الحاجة و المتطلبات و نماذج التقارير الموجودة بالبرنامج هي:( المحاسبة , الأصول الثابتة, بنك الدم, المختبر, الأشعة , المواعيد, شؤون الموظفين, المخازن, الصيدلية, الزبائن, الإحصائية, التأمين, الموردين, الموردين, الشرطة).
24- قسم الموارد البشرية( Human Resource):
يتيح هذا القسم إمكانية التعامل مع كافة العاملين في المستشفى سواء إن كان موظفين أو أطباء أو عاملين، يمكن من خلاله إصدار مختلف النماذج الالكترونية في العمل ومنها: (طلب تعريف عمل, طلب إقرار حساب بنكي, طلب إجازة وضيفيه, طلب علاوة راتب, وغيرها من الأمور الإدارية التي تخص الموظفين).